Bestanden uitwisselen optimaliseren met een DMS

Elke onderneming heeft wel duizenden tot tienduizenden bestanden op de computers of in de cloud staan en dit aantal groeit elke dag. Bij sommige bestanden is het niet de bedoeling dat elke werknemer dit kan inzien, bijvoorbeeld omdat hier financiële gegevens of bedrijfsgeheimen in te vinden zijn. Het is daarom belangrijk dat er een centraal systeem is waar alle bestanden staan, maar ook dat er ook restricties opgelegd kunnen worden zodat niet iedereen bepaalde documenten kan zien. Tevens is het belangrijk dat als werknemers die wel toegang hebben tot deze bestanden, en deze willen uitwisselen, dat dit op een veilige manier gebeurt. 

Document management systeem biedt overzicht 

Een document management systeem is razendsnel onmisbaar geworden in elke grote organisatie. Met dit systeem – vaak afgekort tot DMS – beheer en organiseer je alle documenten die je bedrijf binnenkomen en verlaten. Hoe groter het aantal documenten, hoe hoger de urgentie om deze zorgvuldig te bewaren en te structureren. Een DMS helpt je dit proces optimaliseren door elk document zorgvuldig op te slaan aan de hand van verschillende kenmerken. Denk aan kenmerken als de auteur, naam, datum of categorie. Op deze manier kan iedereen te allen tijde bij het juiste document. 

Efficiënt en makkelijk samenwerken 

Met een goed DMS kan iedereen ook op een efficiënte manier samenwerken. Iedereen kan tegelijkertijd aan dezelfde documenten werken, waardoor niemand hoeft te wachten op elkaar en er uiteindelijk altijd één up-to-date bestand is. Een DMS bevordert projectmatig werken, ook door het toepassen van goede werkstromen. Hiermee worden taken op tijd uitgezet en weet iedereen wat er op welk moment van hem of haar verwacht wordt. 

Wat levert een DMS jouw bedrijf op? 

Met een DMS verbeter je bedrijfsprocessen op een aantoonbare manier. De processen slim organiseren zorgt voor een flinke tijdwinst en maakt het mogelijk voor werknemers om zich te focussen op dat waar ze echt waarde aan kunnen toevoegen. Ook het vinden van de juiste documenten gaat vele malen eenvoudiger met een DMS, waardoor je nooit lang bezig bent om deze boven water te halen. Dit scheelt niet alleen tijd, maar zorgt ook voor een betere dienstverlening. Je kunt klanten sneller van dienst zijn, omdat er geen onnodige rompslomp is van papierwerk. Tot slot verbeter je met een DMS ook de veiligheid van je informatie. Er zijn geen rondslingerende documenten meer die met een beetje pech in de verkeerde handen terecht kunnen komen.  Alle documenten zijn veilig digitaal opgeslagen.